Introduksjon

Saker, neste steg, beskjeder og oppgaver gjør det enkelt for arbeidsgivere å få en totaloversikt over deres forhold til NAV.

De blir tryggere på hva NAV forventer av dem (oppgaver) og når det må gjøres (frister)
De ser viktig informasjon (beskjeder)
De ser alt dette i en kontekst som gir mening for dem (saker)
De får informasjon om neste steg eller estimert saksbehandlingstid (neste steg)
De kan bli varslet på sms eller e-post

For arbeidsgivere: Arbeidsgivere må gå rundt og lete på mange steder for å få kontroll på hva de må gjøre og hva som skjer med saken deres. Arbeidsgiver sliter også med å finne tilbake til skjemaer og søknader de sendt inn til NAV. Dette skaper en usikkerhet og et unødvendig merarbeide for arbeidgsiver som ofte har en travel hverdag.

Internt i NAV: Tidligere har Min side - arbeidgsiver integrert mot API-er for å kunne vise at noe krever arbeidsgivers oppmerksomhet på en viss tjeneste. Dette har vist seg å være vanskelig å vedlikeholde, da API-er endres og dataen blir upålitilig. De enkelte teamene føler lite eierskap til hva som vises på Min side - arbeidsgiver og teamet vårt blir fort en flaskehals.

Saker

En sak er noe en arbeidsgiver har gående med NAV. Eksempler på saker er:

En utlyst stilling gjennom NAV eller arbeidsplassen.no
En avtale om lønnstilskudd for en ansatt
En søknad for refusjon av lønnstilskudd
Dialogmøte med sykmeldt ansatt

Ikonet vi bruker for Neste steg. Når dere oppretter en sak kan dere legge til en neste steg som viser hva som er neste steg i saken. For eksempel:

Du kan søke refusjon fra 15. april 2024
Saken forventes ferdigbehandlet i oktober 2024
Saksbehandlingstiden er forlenget til 1. mai 2025

Dere kan også endre neste steg i ettertid med saksid eller grupperingsid og merkelapp. Dere kan oppdatere underveis eller sende null for å fjerne neste steg.

Etter at dere har opprettet en sak, kan dere sende beskjeder og oppgaver til arbeidsgiver. For eksempel:

En ny kandidat å vurdere (beskjed)
Avtale om lønnstilskudd må godkjennes (oppgave)
Avtale om lønnstilskudd er endret (beskjed)
Søknad om refusjon må sendes inn (oppgave med frist)
Gi beskjed om du ønsker Dialogmøte eller ikke (beskjed/oppgave)
Se referat fra Dialogmøte (beskjed)

Under ser du et eksmpel på en sak med oppgaver og beskjeder. Saken har en tittel og status, og lenker videre til en sidere dere bestemmer. Dere kan selv bestemme hva statuser er. Beskjeder og oppgaver har en kort tekst og vises i en tidslinje under saken.

Eksempel på en sak med tittel, status, neste steg, oppgave og beskjeder.

Beskjeder på sak

Ikonet vi bruker for beskjeder. Beskjeder er en typisk informasjonsmelding til arbeidsgiver. Denne krever ikke nødvendigvis noe mer handling fra arbeidsgiver. For eksempel, «Vi har mottat en søknad...». Dere kan bestille e-post eller SMS når dere oppretter beskjeder.

Oppgaver på sak

Ikonet vi bruker for oppgaver som må gjøres. Dere bruker oppgaver når dere trenger at en arbeidsgiver skal gjøre en konkret handling. For eksempel «Du må godkjenne avtalen ...». En oppgave starter som ny, og kan ende opp som utført eller utgått. Etter at dere har opprettet oppgaven, er det eneste vi krever fra dere, at dere gjør et kall til oss hvis arbeidsgiver utfører oppgaven.

Dere kan sette en frist for når oppgaven må utføres. Og dere kan klargjøre påminnelser, med eller uten e-post/sms-varsling, for å minne arbeidsgiver om oppgaver som ligger uløst. Hvis dere ønsker noe av dette, er det nok å sette det opp når dere oppretter oppgaven. Så lenge dere husker å forteller oss når oppgave blir utført, vil vi håndterer frister og påminnelser for dere.

Hvis dere bruker oppgaver, frister og påminnelser, så kan arbeidsgiver tydelig se hvilke oppgaver de må gjøre, hvilke de har gjort, og hvilke de har glemt. De kan filtrere og sortere saker basert på oppgave-tilstander og oppgave-frister. De kan få påminnelse i bjella og på e-post eller sms hvis de holder på å gå glipp av frister.

Eksempel på en sak med oppgave som ikke er gjort og det har blitt sendt påminnelse.

Eksempel på en sak med oppgaver og beskjeder, hvor oppgaven er utført.

Kalenderavtale på sak

Ikonet vi bruker for kalenderavtaler. Kalenderavtaler er en planlagt avtale som arbeidsgiver må delta på. For eksempel «Dialogmøte». En kalenderavtale har et starttidspunkt og en tilstand, og kan ha sluttidspunkt og lokasjon. En kalenderavtale kan ha tilstandene VENTER_SVAR_FRA_ARBEIDSGIVER, ARBEIDSGIVER_VIL_AVLYSE, ARBEIDSGIVER_VIL_ENDRE_TID_ELLER_STED, ARBEIDSGIVER_HAR_GODTATT og AVLYST. Kalenderavtale har ingen styrt tilstandsovergang. Dere angir tilstand selv og kan endre tilstand når dere vil. Det dere sier til oss er det som vises til bruker. Eneste tilstand som har en spesiell betydning er AVLYST, som vil gjøre at avtalen ikke vises på forsiden, men den er fortsatt synlig i saken.

Eksempel på en sak med kalenderavtale hvor arbeidsgiver har takket ja.

På forsiden av Min Side - arbeidsgiver vises kommende kalenderavtaler.

Eksempel på kommende kalenderavtaler på min side arbeidsgiver.

Beskjed eller oppgave?

Når skal dere bruker beskjeder og når skal dere bruke oppgaver? Det er ikke svart-hvitt, men spør dere:

Ønsker dere å informere om noe som har skjedd? Det tyder på beskjed.
Trenger dere at arbeidsgiver sender inn et skjema eller gjør noe på innloggede sider utover å lese noe? Det tyder på oppgave.
Vil det være mulig for dere å informere oss om arbeidsgiver faktisk har gjort oppgaven? Hvis dere ikke kan det, så passer ikke oppgave.

Varsel på e-post eller SMS

Dere kan bestille varsel på e-post eller SMS for:

nye beskjeder og oppgaver
for en påminnelse på en oppgave

Dere må enten ha kontaktinformasjon (e-post-adresse eller telefonnummer) eller en tjeneste-kode i Altinn.

Tilgangsstyring

Saker, beskjeder og oppgaver skal ha samme tilgangsstyring. Det kan tilgangsstyres på:

Altinn-tilganger
Nærmeste leder (digisyfo)

Rent teknisk er det i dag mulig å angi forskjellige tilganger på saker, oppgaver og beskjeder. Dette blir ikke respektert, så det er viktig at dere oppgir samme tilgang på dem.

Hvordan ser det ut for arbeidsgiver?

Vi samler alle saker, beskjeder og oppgaver som dere og andre produsentene lager, og viser dem på en helheltlig måte for arbeidsgivere. I bjella ser de de nyeste beskjedene og oppgavene. I saksoversikten ser de alt og kan gjøre avanserte filtreringer.

Bjella

Bjellen er en enkel måte for arbeidsgiver å se de nyeste beskjedene og oppgavene på tvers av virksomhetene. Bjella får en rød sirkel med et tall som viser hvor mange uleste oppgaver og beskjeder de har.

Saksoversikten

I saksoversikten får arbeidsgiver en totaloversikt av sakene sine. Når de åpner siden, vil de se alle saker for alle sine virksomheter. De kan søke og filtrere på:

fritekstsøk som må forekomme i sakstitler
kun saker med uløste oppgaver
type sak (f.eks. lønnstilskudd, dialogmøte) aka. merkelapp
bestemte virksomheter eller juridiske enheter

Slike filter lar dem selvfølgelig finne igjen en bestemt sak som de leter etter. Men vi støtter også regnskapsførere og store virksomheters behov for å lagre et filter for senere bruk. Fra brukerinnsikt vet vi at disse kan ha tilgang til opp mot tusen virksomheter, men bare ha ansvar for å jobbe med noen hundre av dem. De kan da sette opp og lagre et filter èn gang, for så å velge det filteret når de kommer tilbake senere.

Saken kan ekspanderes for å vise tidligere og kommende hendelser i en sak

Hvordan komme i gang?

Bruksvilkår: Bli kjent med deres ansvar som produsent og signer bruksvilkårene .
API dokumentasjon for notifikasjoner til arbeidsgivere.
Har du spørsmål? Kontakt oss på slack: #arbeidsgiver-notifikasjon.